Mehr Zeit durch Effizienz

Wie, wann und warum wird ein Schreibtisch voll?!

Kennen Sie das? Sie arbeiten jeden Tag viele Stunden. Viel mehr als Sie eigentlich wollen. Sie bemühen sich, arbeiten hart, machen zu wenig Pausen. Sie trinken und essen zu wenig und wenn, dann abends viel zu spät. Sie haben das Gefühl, der Schreibtisch wird immer voller statt leerer. Sie haben alles probiert, aber abends, wenn Sie Ihr Büro verlassen, ist der Arbeitsplatz nicht leer und nicht alles ist erledigt.

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Schauen wir uns das ganze einmal in der Praxis an.

Sie nehmen den Vorgang in die Hand. Es gibt tausend Gründe die nun auftauchen können, welche verhindern, dass Sie den Vorgang jetzt erledigen.

Irgendetwas an dem Vorgang mögen sie nicht, weil es etwas Unangenehmes ist, das man jetzt nicht erledigen will. Sie wissen etwas nicht, was sie wissen müssten, um den Vorgang zu erledigen. Es fehlt etwas, das Sie brauchen, um den Vorgang zu Ende zu bringen; es scheint einfach zu kompliziert und langwierig zu sein, den Vorgang zu erledigen, usw.

Und so kommt es, dass Sie den Gedanken bekommen, das hat noch Zeit, das schaffe ich heute eh nicht mehr, morgen ist auch noch ein Tag, Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut, man kann nicht immer alles erledigen und, und, und; alle diese "guten Gründe", auch genannt Ausreden.

Und dann legen Sie den Vorgang zur Seite und er ist nicht erledigt. Dies scheint alles nicht so schlimm zu sein, ist ja nur ein Vorgang, eine Sache, die kann man ja schnell nachholen. Aber es kommt wie es kommen muss. Der nächste Vorgang kommt und der nächste und der nächste und immer wieder wird einer nicht erledigt und dann füllt sich der Schreibtisch, Vorgang für Vorgang bis Stapel entstehen. Jeden Tag wird es schlimmer, einem Stapel folgt der nächste; diese breiten sich im Büro aus, andere Möbel wie Sideboards, Rollcontainer und vielleicht sogar der Boden werden mit Unterlagen überzogen.

Die Jahre vergehen und Sie haben immer weniger Lust zu Ihrem nun unordentlichen Arbeitsplatz zu gehen. Der Gedanke an Ihren Arbeitsplatz bereitet Ihnen ein ungutes Gefühl. Die unerledigten Aufgaben versetzten Sie in ein Gefühl von Druck und gehetzt zu sein. Manchmal, wenn es zu viel wird, würde man am liebsten gehen und möglicherweise tut man das auch. Dabei sind Sie gar kein unordentlicher Mensch, eigentlich mögen Sie Ordnung, Sie wissen, dass Ordnung wichtig ist und Sie wollen eigentlich auch Ordnung halten. Vielleicht hat es vor Jahren auch geklappt, aber jetzt scheint es ausweglos zu sein. Irgendwie haben Sie den Glauben daran verloren, dass es geht. Also findet man eine passende Erklärung warum es nicht geht; schließlich haben Sie auch so viel zu tun, ständig will Jemand was von Ihnen wissen und hält Sie von der Arbeit ab. Aber irgendwie ist das komisch, dass der Tisch nie leer wird. Die Arbeit geht nie aus. Sie sind ein Getriebener Ihrer Arbeit und Sie sind im Hamsterrad. Am Morgen steigen Sie ein und am Abend wieder aus. Es ist aber nicht so, dass das Gehetztsein auf dem Nachhauseweg aufhört. Nein. Zuhause, vor dem Schlafen, in der Nacht, überall begleiten einen die Gedanken der Arbeit.

Wie fing das Alles an?
Es fing damals an, an diesem legendären Tag, als Sie diesen einen ersten Vorgang, den Sie in die Hand nahmen, NICHT erledigten und wieder zu Seite legten. Und jetzt Jahre später, liegen dort viele Vorgänge, die nicht erledigt wurden.

Effizienz-Tipp: So löst man das Problem!

Machen Sie Alles was Sie angefangen haben zu Ende, wenn es Ihre eigene Arbeit ist. 
Legen Sie NIE einen Vorgang unerledigt zurück, den Sie angefangen haben.
Das klingt zu einfach - ja das klingt zu einfach - stimmt, deswegen wird es nicht getan.

Warum funktioniert das?

Es funktioniert deswegen, weil es eben gar nicht anders geht. Es gibt gar keine andere Lösung. Der Ärger beginnt, wenn Sie etwas ohne Erledigung zur Seite legen. Jeder Bereich, der unordentlich ist, funktioniert so. Wenn Sie einen Schraubendreher verwenden, um eine Schraube anzuziehen und diesen dann bei der Schraube liegen lassen, anstatt den Vorgang zu Ende zu bringen und den Schraubendreher an seinen Platz zurückzulegen, werden Sie Schwierigkeiten haben ihn das nächste Mal zu finden.  Wenn Sie ein Angebot halb erledigt liegen lassen und später nicht mehr dazu kommen es fertig zu machen, kauft der Kunde woanders. Also alles Angefangene zu Ende machen, dann ist das erledigt und sie haben den Kopf frei von dieser Sache.

Viel Spaß mit dem Effizienz-Tipp. Am besten testen Sie den Tipp, dann werden Sie selbst herausfinden, ob er für Sie funktioniert oder nicht.

Wenn Sie Erfolge mit diesem Effizienz-Tipp haben, freue ich mich über die Erfolgsgeschichte per Mail. Oder auch wenn Sie Fragen dazu haben, würde ich mich freuen von Ihnen zu hören.

Ingo Enz
Der Effizienz-Experte

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