Mehr Zeit durch Effizienz

Warum Prioritäten setzen oft nicht funktioniert

Kennen Sie das? Sie versuchen Prioritäten zu setzen, eins nach dem anderen zu erledigen und dennoch erreichen Sie nie Ihre selbst gesetzten Ziele – Sie reagieren statt zu agieren. Aber woran liegt das?

Miniaturgolf auf Papierstapeln

So sieht das in der Praxis aus

Schon auf dem Weg zur Arbeit überlegen Sie sich, was alles zu erledigen ist. Sie strukturieren Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und legen sich einen Zeitplan für den Tag zurecht. Dieser sorgfältig zurechtgelegte Plan wird jedoch schon mit dem ersten Telefonat oder der ersten Frage eines Mitarbeiters hinfällig. Ehe Sie sich versehen, ist es gar Zeit für die Mittagspause und Sie haben noch keinen einzigen Punkt Ihres Zeitplans abgearbeitet. Sie beschließen also keine Pause zu machen und stattdessen den Mittag durchzuarbeiten, weil Sie dann vermutlich nicht von Mitarbeitern oder Anrufen unterbrochen werden.

Effizienz-Tipp: So löst man das Problem!

Bearbeiten Sie immer zuerst die Aufgaben, die wichtig für Ihr Unternehmen sind!
Lassen Sie alles andere erst einmal liegen!

Jeder, der Sie anruft oder in Ihr Büro kommt, hält natürlich sein spezifisches Anliegen für das Wichtigste. Nicht jedes Anliegen hat aber unbedingt oberste Priorität für Ihren Betrieb.

Überlegen Sie sich also bei jeder Frage, bei jedem Problem, das Ihren Zeitplan bedroht: "Was bringt mein Unternehmen am Weitesten voran?". Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter nach Kopierpapier verlangt und gleichzeitig Ihr wichtigster Kunde anruft, muss der Kunde Priorität haben, weil er Ihrem Unternehmen Aufträge verschafft. Schließlich können Sie Mitarbeiter und Kopierpapier nur bezahlen, wenn Sie auch Aufträge haben. So lange Sie das Wohl Ihrer Firma an oberste Stelle setzen, sind Sie immer erfolgreich.

Warum funktioniert das?

Nicht alles, was Sie tun könnten, muss auch unbedingt erledigt werden. Als Unternehmer ist es Ihre Aufgabe, die Dinge gegeneinander abzuwägen und dann dafür zu sorgen, dass das Wichtigste immer zuerst erledigt wird.

Zur Abgrenzung: "Dringend" bedeutet, dass etwas schnell gemacht werden muss, "wichtig" hingegen heißt, dass etwas einen großen Nutzen hat. Konzentrieren Sie sich auf das "Wichtige" und lassen Sie sich nicht vom "Dringlichen" aufhalten.

Viel Spaß mit dem Effizienz-Tipp. Am besten testen Sie den Tipp, dann werden Sie selbst herausfinden, ob er für Sie funktioniert oder nicht.

Wenn Sie Erfolge mit diesem Effizienz-Tipp haben, freue ich mich über die Erfolgsgeschichte per Mail. Oder auch wenn Sie Fragen dazu haben, würde ich mich freuen von Ihnen zu hören.

Ingo Enz
Der Effizienz-Experte

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